Tips Jitu Hadapi Asesor Visitasi

Masih seputar akreditasi, penulis pengin berbagi pengalaman ketika menghadapi para asesor visitasi.

Dari pengamatan visitasi di lembaga kami dan TK lain yang kebetulan penulis bantu, ternyata asesor satu dengan lainnya ada perbedaan dalam hal gaya.

Ada yang nampak santai, serius, ramah, tebarkan senyum, tegas, atau bahkan ada yang terlalu kaku sehingga membuat suasana visitasi pun nampak menegangkan.

Apalagi dengan sistem akreditasi on line membuat asesor dan para guru makin dag dig dug jika server pusat ngadat dan aplikasinya gak mau dibuka.

Menghadapi asesor pada intinya kita harus memberikan pelayanan prima atau service excellence yang dapat mendukung kerja mereka.

Pelayanan prima itu yaa pelayanan terbaik kita pada asesor, harapannya agar mereka dalam melaksanakan tugas visitasi lancar sampai selesai.

Seperti apa bentuk pelayanan prima itu?

Berikut penulis sampaikan tips-tipsnya ketika menghadapi asesor agar mereka merasa nyaman dan enjoy melakukan visitasi di lembaga kita.

1# Ketika asesor kasih kabar akan melakukan visitasi melalui WA, SMS, atau telephon, jawablah dengan sopan dan berikan jawaban yang jelas atas pertanyaan-pertanyaan mereka.

2# Permudah asesor menemukan lokasi sekolah kita.

Alangkah baiknya mengirimkan gambar denah lokasi atau lebih bagus lagi pakai google maps biar gak keblasuk-blasuk, terutama bagi lembaga yang lokasinya di pelosok.

3# Sambut mereka dengan ucapan selamat datang pada selembar spanduk dan tampilkan sikap ramah dari seluruh warga sekolah.

4# Siap siagalah kepala sekolah beserta humas yang biasanya emang jago ngomong cas cis cus untuk menemani asesor melihat-lihat lingkungan sekolah kita.

Jangan lupa selalu menampakkan wajah ceria meski yang dihadapi asesor kategori susah senyum.

4# Pilih ruangan yang nyaman, bersih, sejuk, dan tidak panas sebagai tempat ngecek dokumen 8 standar karena proses ini memakan waktu lama. 

Jangan bikin asesor gerah dengan ruangan panas apalagi pengab dan bau apeg.

5# Lengkapi ruangan dengan fasilitas komputer atau laptop, printer, jaringan internet, colokan listrik dan tenaga yang siap bantu mengoperasikan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

5# Sediakan juga camilan snack, buah segar, makan siang, serta minuman yang cukup untuk seharian. 

Kan ada asesor yang suka bekerja sambil sesekali ngemil..he..he..terutama asesor emak-emak. 

Penting juga lho menawarkan kopi panas penghilang rasa kantuk dan obat-obatan P3K jika dilihat lagi kurang fit. Asesor kan juga manusia yang punya rasa 5L (letih, lesu, lelah, lungkrah dan loyo).

6# Jika tenaga guru terbatas, libatkan aja wali murid untuk turut mendampingi anak-anak ketika ditinggal bu gurunya yang fokus melayani asesor.

Biar penampilannya oke dan meyakinkan, bisa juga kita pinjami seragamnya bu guru..he..he..Seperti tampak dalam foto di bawah ini, wali murid diminta pakai seragam guru hitam putih.

7# Kondisikan juga anak-anak agar mereka tetap ceria bermain tanpa terganggu adanya kegiatan visitasi.

Jelaskan pada mereka beberapa hari sebelumnya kalau sekolah kita akan dinilai dan beri nasehat agar tetap tertib ketika bermain.

Baca juga :

http://paud-pembelajaran.blogspot.com/2018/07/akreditasi-yang-bikin-tensi-meninggi.html

http://paud-pembelajaran.blogspot.com/2018/07/seulas-senyum-di-akhir-visitasi.html

http://paud-pembelajaran.blogspot.com/2018/07/bersama-kita-bisa.html

Itu beberapa tips menghadapi asesor. Bagi lembaga yang belum akreditasi maupun baru menunggu visitasi semoga tips tersebut bermanfaat sehingga lebih siap menghadapi para asesor visitasi. @trismiati